Aufbewahrung und Archivierung digitaler Akten - Zentrale Digitale Zwischenarchivierung oder vor-Ort Lösung mit EGVP-Versand an die Archive

Hintergrund des Themas ist, dass sich unter Berücksichtigung der Vorgaben der Bund-Länder-Kommission hinsichtlich der Aufbewahrung von eAkten zwei Modelle bundesweit herausbilden. Auf der einen Seite bietet der Bund für alle Bundesbehörden und damit auch die Bundesgerichte eine zentrale Zwischenarchivierung beim Bundesarchiv (Digitales Zwischenarchiv des Bundes - DZAB) an. Die Akten werden per Schnittstelle automatisiert an das Zwischenarchiv übergeben und dort gespeichert, bis die Aufbewahrungsfristen ablaufen. Werden die Akten als dauerhaft archivierungswürdig erachtet, werden sie vom Bundesarchiv in den Dauerarchivbestand übernommen. Hier müssen sich die Gerichte nicht um die Aufbewahrung und Archivierung und damit zusammenhängende Probleme wie Signaturerhalt, Überwachung von Löschfristen usw. kümmern.

Auf Länderebene übernehmen die Archive erst dann die eAkten, falls die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und die Akten dem Archiv angeboten werden. Hierzu müssen die zuständigen Gerichte die elektronische Zwischenarchivierung innerhalb der Aufbewahrungsfristen selbst organisieren und die archivwürdigen Fälle nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist per EGVP einzeln oder gesammelt dem jeweiligen Landes- oder Staatsarchiv anbieten.

Da mehr und mehr Gerichte seit Jahren eAkten führen, gewinnt das Thema zunehmend an Bedeutung und hiermit verbunden stellen sich viele grundsätzliche zu klärende Fragen, welche wir in diesem Forum aufgreifen und diskutieren wollen. Im Zentrum der Diskussion stehen unter anderem folgende Fragen:

• Vor- und Nachteile der beiden Modelle?
• Wie und in welchem Format werden die XJustiz-Daten übermittelt?
• EGVP-Versand oder Schnittstellenübermittlung - Wie können die Bearbeitungsprozesse effizient und medienbruchfrei durchgeführt werden?
• Automatisierte Übergabe an das Archiv und anschließende Löschung im eigenen System - wie kann der Prozess in beiden Modellen weitestgehend automatisiert ablaufen?